Klokkenluiders

KLOKKENLUIDERSMELDING

Het Bestuursdecreet voorziet sinds eind 2022 een procedure voor de melding van inbreuken en bescherming van melders, gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement.

De nieuwe klokkenluidersregeling heeft als doel om personen te beschermen als zij informatie uit hun werkomgeving over inbreuken op geldende regelgeving melden. Klokkenluiders moeten hiervoor terecht kunnen bij veilige meldingskanalen. Bij voorkeur is dat intern bij hun eigen organisatie. Ook meldingen bij het bevoegde externe meldingskanaal of openbaarmaking zijn mogelijk. Elke vorm van represaille naar aanleiding van een interne of externe melding, of openbaarmaking, is verboden.

KLOKKENLUIDER

Klokkenluiders zijn personen die in het kader van een werkrelatie inbreuken vaststellen en die inbreuken melden.
Niet enkel personeelsleden kunnen klokkenluiders zijn, maar ook andere personen die met het lokaal bestuur van Stekene samenwerken, zoals bijvoorbeeld vrijwilligers, ex-werknemers, consultants, leveranciers, sollicitanten, … .
Politieke vertegenwoordigers vallen niet onder het toepassingsgebied van de klokkenluidersregeling.

INBREUK

Alle inbreuken op wetgeving die in Vlaanderen van toepassing is, kunnen het voorwerp uitmaken van een klokkenluidersmelding.

Een melding is iets anders dan een klacht.

Om over een inbreuk te spreken, moet het gaan over een handeling of een nalatigheid die onrechtmatig is, of die de regelgeving schendt.

Als melder meld je de informatie over een inbreuk bij voorkeur intern als de inbreuk op een doeltreffende manier intern kan behandeld worden en er geen risico op represailles bestaat.

Je kunt de informatie ook openbaar bekendmaken.

WELKE BESCHERMING?

Bij een melding via de interne en externe meldkanalen, heb je de keuze om je naam bekend te maken als melder, of anoniem te blijven. Meld je anoniem, dan wordt je identiteit niet bekend gemaakt. Meld je niet anoniem en maak je je naam bekend, dan wordt je identiteit beschermd.

De meldingskanalen zorgen voor systemen die de vertrouwelijkheid beschermen van:

• jouw identiteit
• de identiteit van de anderen die in de melding genoemd zijn
• de informatie waaruit jouw identiteit of deze van de anderen kunnen blijken

Dit door onder andere de toegang tot deze informatie te beperken.

Als melder ben je beschermd tegen represailles. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties of reputatieschade.

WANNEER KOM JE ALS MELDER IN AANMERKING VOOR BESCHERMING?

Als melder moet je redelijke gronden hebben om aan te nemen dat wat je meldt juist is, gezien de omstandigheden en de informatie waarover je op het moment van de melding beschikt. Wie opzettelijk of bewust onjuiste of misleidende informatie meldt, geniet geen bescherming.

In geval van openbaarmaking moet aan een van de volgende voorwaarden voldaan zijn opdat je als melder bescherming geniet:

• Je hebt eerst intern of extern gemeld, of hebt meteen extern gemeld omdat je meende dat de inbreuk niet doeltreffend behandeld kon worden of dat er een risico op represailles bestond. Vervolgens zijn er geen passende maatregelen genomen binnen de 3 maanden nadat het betreffende meldingskanaal de melding heeft ontvangen.
• Je meent dat een van de volgende situaties zich voordoet:

o          De inbreuk kan een dreigend of reëel gevaar vormen voor het algemene belang.

o          Er bestaat naar aanleiding van een externe melding een risico op represailles of het is niet waarschijnlijk dat de inbreuk doeltreffend wordt behandeld door de bijzondere omstandigheden van de zaak.

WELKE RECHTEN HEEFT DE BETROKKENE?

De persoon over wie de melding gaat, de betrokkene, heeft de volgende rechten:

• Geheimhouding van de identiteit
• Recht op een doeltreffende voorziening in rechte
• Recht op een eerlijk proces
• Het vermoeden van onschuld
• Recht van verdediging: bijvoorbeeld: recht om gehoord te worden en recht op toegang tot hun dossier

Intern meldpunt voor personeelsleden

Het Bestuursdecreet regelt hoe je als melder een melding kan doen. Je kan je melding schriftelijk (via mail of via brief), telefonisch of fysiek richten aan algemeen directeur.
Het interne meldkanaal is enkel beschikbaar voor personeelsleden en wordt opgevolgd door de algemeen directeur

1. Schriftelijke melding via e-mail of brief

Een melding kan via e-mail verstuurd worden naar klokkenluider@stekene.be

Een melding via brief, wordt gericht aan de algemeen directeur Wim Mommaers, Stadionstraat 2 (gemeente) of Kerkstraat 14 (OCMW), 9190 Stekene.

Op de omslag wordt duidelijk vermeld aan wie de brief gericht is en dat deze vertrouwelijk is, door het woord ‘vertrouwelijk’ zichtbaar te noteren.

De brief wordt niet verwerkt op de dienst bestuursondersteuning, indien hij via post binnen komt in het bestuur wordt hij ongeopend, aan de algemeen directeur bezorgd.

De melding kan door de klokkenluider ook rechtstreeks bezorgd worden aan de algemeen directeur, door deze in zijn persoonlijke postvak te deponeren.

2.Telefonische melding

Een melding kan ook telefonisch gebeuren bij de algemeen directeur via het nummer 03.790.02.20 of 0478.36.16.24.

Als je er mee instemt, kan er een verslag opgemaakt worden van de melding. De melder krijgt de kans om het verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

3. Fysieke ontmoeting

Je kan verzoeken om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om de informatie van zijn melding te bespreken. Als je er ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden ter bewaring en kan er een verslag opgemaakt worden.

Je krijgt de kans om het verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

Externe melding bij Audit Vlaanderen

Heb je al een interne melding gedaan? Of meen je dat de inbreuk bij een interne melding niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat? Dan kun je ook een melding maken bij Audit Vlaanderen.

Je kan via deze link meer informatie vinden over een melding bij Audit Vlaanderen: Klokkenluiden bij de lokale besturen | Audit Vlaanderen

Audit Vlaanderen kan beslissen om je melding niet in behandeling te nemen als:

• de inbreuk van geringe betekenis is;
• de melding betrekking heeft op feiten die in een eerdere melding van jou als melder al zijn behandeld en de nieuwe melding geen nieuwe informatie van betekenis bevat.

Verder verloop van je melding

Wat kan je verwachten nadat je je melding intern hebt ingediend?

1. Ontvangstmelding

Je ontvangt als melder binnen de zeven dagen na de dag waarop het meldkanaal je melding ontvangen heeft een ontvangstmelding, tenzij:

• je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over je melding;
• je je uitdrukkelijk verzet hebt tegen het krijgen van een ontvangstmelding;
• het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van je identiteit in gevaar brengt

2. Meer informatie over je melding

Binnen een redelijke termijn krijg je informatie over wat er met je melding gebeurde. Meer concreet:

• Binnen de drie maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
• Of binnen drie maanden en zeven dagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd is.

Je komt te weten welke maatregelen er genomen zijn of zullen genomen worden naar aanleiding van je melding. Je krijgt ook de redenen voor die maatregelen te horen. Vanzelfsprekend mogen de meldingskanalen je geen informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.